Szanowni Państwo,

 

przypominamy o obowiązku korzystania z systemu e-Doręczeń, czyli elektronicznego odpowiednika listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

 

e-Doręczenia służą do odbierania i wysyłania korespondencji urzędowej drogą elektroniczną. Wiadomości przesyłane w tym systemie mają skutek prawny równoważny tradycyjnemu doręczeniu.

 

Kogo dotyczy obowiązek?

 

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz KRS.

 

1. Jednoosobowe działalności gospodarcze – CEIDG

 

    • przedsiębiorcy, którzy założyli działalność od 1 stycznia 2025 r., mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od momentu rejestracji firmy,

 

    • przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. muszą posiadać aktywny adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 r.

 

Oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący starsze działalności powinni już teraz zadbać o utworzenie i aktywację skrzynki.

 

2. Spółki i inne podmioty wpisane do KRS

 

Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 1 stycznia 2025 r. mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.

 

Podmioty rejestrowane w KRS od 1 stycznia 2025 r. powinny posiadać adres do e-Doręczeń już w związku z rejestracją.

 

Dotyczy to m.in. spółek:

 

    • z o.o.,

 

    • akcyjnych,

 

    • jawnych,

 

    • komandytowych,

 

    • komandytowo-akcyjnych,

 

    • partnerskich,

 

    • prostych spółek akcyjnych,

 

    • a także innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

 

WAŻNE – e-Doręczenia osoby prywatnej a firmy

 

Jeżeli posiadają Państwo prywatny adres do e-Doręczeń jako osoba fizyczna, nie oznacza to, że obowiązek dotyczący firmy został spełniony.

 

Przedsiębiorca powinien posiadać oddzielny adres do e-Doręczeń przypisany do działalności gospodarczej.

 

 

Jak założyć e-Doręczenia – jednoosobowa działalność gospodarcza

 

Najprościej zrobić to przez portal Biznes.gov.pl.

 

Krok 1

 

Wejdź na portal Biznes.gov.pl i zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy.

 

Do logowania można wykorzystać m.in. Profil Zaufany, e-dowód lub inną dostępną metodę uwierzytelnienia.

 

Krok 2

 

Wybierz usługę dotyczącą e-Doręczeń dla przedsiębiorców i rozpocznij składanie wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

 

Krok 3

 

Sprawdź dane przedsiębiorcy i wskaż:

 

    • adres e-mail do powiadomień,

 

    • administratora skrzynki – jeżeli chcesz wyznaczyć inną osobę do obsługi skrzynki.

 

W przypadku JDG przedsiębiorca może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora.

 

Krok 4

 

Podpisz i wyślij wniosek elektronicznie.

 

Krok 5 – bardzo ważne

 

Po utworzeniu adresu otrzymasz wiadomość e-mail z informacją o konieczności aktywacji skrzynki.

 

Samo utworzenie adresu nie wystarczy.

 

Należy:

 

    1. zalogować się do Konta Przedsiębiorcy,

 

    1. wejść w zakładkę „e-Doręczenia”,

 

    1. wybrać utworzoną skrzynkę,

 

    1. kliknąć „Aktywuj”,

 

    1. podać adres e-mail do powiadomień,

 

    1. zapoznać się z regulaminem,

 

    1. kliknąć „Aktywuj skrzynkę”.

 

Po prawidłowej aktywacji otrzymają Państwo potwierdzenie e-mail. Dopiero wtedy skrzynka jest gotowa do korzystania. Aktywny adres zostaje również ujawniony w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).

 

 

e-Doręczenia dla spółki wpisanej do KRS

 

W przypadku spółki procedura jest podobna, jednak występuje jedna bardzo ważna różnica:

 

spółka musi wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń.

 

Administrator jest osobą, która będzie miała dostęp do skrzynki i będzie odpowiedzialna za jej obsługę.

 

Po utworzeniu adresu:

 

    1. administrator otrzyma wiadomość e-mail,

 

    1. administrator loguje się do Konta Przedsiębiorcy,

 

    1. przechodzi do zakładki „e-Doręczenia”,

 

    1. wybiera skrzynkę spółki,

 

    1. klika „Aktywuj”,

 

    1. podaje adres e-mail do powiadomień,

 

    1. akceptuje regulamin,

 

    1. wybiera „Aktywuj skrzynkę”.

 

Tylko wyznaczony administrator spółki może aktywować jej skrzynkę.

 

 

Nowa firma – pamiętaj o e-Doręczeniach już przy rejestracji

 

Jeżeli dopiero zakładają Państwo działalność gospodarczą, adres do e-Doręczeń należy uwzględnić już podczas rejestracji.

 

W przypadku nowych działalności CEIDG dane potrzebne do utworzenia adresu do e-Doręczeń podaje się we wniosku o rejestrację firmy.

 

W przypadku nowych spółek KRS adres do e-Doręczeń jest również elementem procesu rejestracyjnego.

 

 

Prosimy pamiętać

 

Posiadanie aktywnej skrzynki oznacza również konieczność regularnego sprawdzania e-Doręczeń.

 

Korespondencja urzędowa może być kierowana na adres do e-Doręczeń, dlatego nie należy traktować skrzynki jako jednorazowego obowiązku związanego z rejestracją firmy.

 

Zachęcamy, aby po aktywacji ustawić bieżące powiadomienia e-mail i wyznaczyć osobę odpowiedzialną za regularne sprawdzanie skrzynki.

 

Podsumowując:

 

✔ JDG – osobny adres e-Doręczeń dla firmy

✔ spółka KRS – adres e-Doręczeń oraz wyznaczony administrator

✔ samo założenie adresu nie wystarczy – należy go aktywować

✔ po aktywacji należy regularnie sprawdzać skrzynkę

✔ prywatne e-Doręczenia osoby fizycznej nie zastępują firmowej skrzynki przedsiębiorcy.

 

Szczegółowe informacje oraz możliwość założenia adresu znajdują się na portalu Biznes.gov.pl:

https://reference-url-citation.invalid/8„>e-Doręczenia dla przedsiębiorców – Biznes.gov.pl

 

Prosimy klientów, którzy nie posiadają jeszcze aktywnej skrzynki e-Doręczeń, o dopełnienie obowiązku odpowiednio wcześniej.

Księgowość online z Saldeo

Z SaldeoSMART masz dostęp do swoich faktur i dokumentów online.