Prowadzenie własnej firmy to nie tylko rozwijanie biznesu i zdobywanie klientów, ale również podejmowanie wielu decyzji finansowych i podatkowych. Jednym z najważniejszych elementów zarządzania firmą jest umiejętne rozliczanie kosztów działalności. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców nie wykorzystuje wszystkich możliwości, jakie daje prawo podatkowe, przez co płacą wyższe podatki, niż mogliby w rzeczywistości.

Prawidłowe rozliczanie kosztów przedsiębiorcy to jeden z najprostszych sposobów na zmniejszenie podatku i zwiększenie płynności finansowej firmy. Wielu przedsiębiorców nie wykorzystuje wszystkich możliwości, przez co przepłaca w urzędzie skarbowym – nawet o kilka, a czasem kilkanaście tysięcy złotych rocznie.

W codziennym prowadzeniu firmy łatwo przeoczyć wydatki, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Często są to drobne opłaty, subskrypcje, elementy wyposażenia czy koszty związane z pracą zdalną. Choć pojedynczo wydają się niewielkie, w skali roku mogą znacząco wpłynąć na wysokość podatku do zapłaty.

Przedsiębiorca w Polsce może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (KUP) wiele wydatków związanych z prowadzeniem działalności. Często jednak część z nich jest pomijana z niewiedzy, mimo że może realnie obniżyć podatek.

W tym artykule przygotowanym przez kancelarię podatkowo-księgową „Professional” Aneta Płysiuk przedstawiamy listę najczęściej pomijanych wydatków, które przedsiębiorcy mogą – przy spełnieniu określonych warunków – zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Sprawdź, czy Twoja firma w pełni wykorzystuje dostępne możliwości i dowiedz się, jak legalnie zmniejszyć obciążenia podatkowe.

Poniżej znajdą Państwo listę najczęściej zapominanych kosztów, które zwykle można odliczyć (jeśli są związane z działalnością):

  1. Sprzęt komputerowy:
  1. Laptop
  2. Komputer stacjonarny
  3. Monitor
  4. Drugi monitor
  5. Trzeci monitor
  6. Klawiatura
  7. Mysz komputerowa
  8. Tablet graficzny
  9. Kamera internetowa
  10. Stacja dokująca

 

  1. Elektronika i akcesoria:
  1. Smartfon służbowy
  2. Tablet
  3. Słuchawki do pracy
  4. Mikrofon
  5. Głośniki
  6. Dysk zewnętrzny
  7. Pendrive
  8. Router
  9. Powerbank
  10. Ładowarki

 

  1. Biuro i wyposażenie:
  1. Biurko
  2. Fotel ergonomiczny
  3. Lampka biurkowa
  4. Regały
  5. Szafki biurowe
  6. Niszcarka dokumentów
  7. Tablica suchościeralna
  8. Flipchart
  9. Segregatory
  10. Organizery na dokumenty

 

  1. Materiały biurowe:
  1. Papier do drukarki
  2. Toner
  3. Długopisy
  4. Notesy
  5. Koperty
  6. Teczki
  7. Zszywacze
  8. Spinacze
  9. Taśma klejąca
  10. Etykiety

 

  1. Oprogramowanie:
  1. Pakiety biurowe jak Microsoft 365
  2. Narzędzia graficzne jak Adobe Creative Cloud
  3. Narzędzia projektowe jak Figma
  4. Narzędzia marketingowe jak Mailchimp
  5. Narzędzia SEO jak Ahrefs
  6. Programy księgowe
  7. Oprogramowanie antywirusowe
  8. Narzędzia do zarządzania projektami
  9. Narzędzia AI jak ChatGPT
  10. Programy do montażu wideo

 

  1. Internet i technologia:
  1. Internet w biurze
  2. Internet mobilny
  3. Hosting strony
  4. Domeny internetowe
  5. Certyfikat SSL

 

  1. Marketing i reklama:
  1. Reklama w wyszukiwarce od Google
  2. Reklama w social media od Meta Platforms
  3. Reklama na portalach branżowych
  4. Projekt logo
  5. Projekt strony internetowej
  6. Wizytówki
  7. Banery reklamowe
  8. Ulotki
  9. Gadżety reklamowe
  10. Sesja zdjęciowa biznesowa

 

  1. Transport i samochód:
  1. Paliwo
  2. Leasing samochodu
  3. Raty kredytu (część odsetkowa)
  4. Serwis auta
  5. Opony
  6. Parking
  7. Autostrady
  8. Myjnia samochodowa
  9. Ubezpieczenie samochodu
  10. Wynajem samochodu

 

  1. Podróże służbowe:
  1. Bilety lotnicze
  2. Bilety kolejowe
  3. Hotele
  4. Taxi
  5. Wynajem auta za granicą
  6. Diety służbowe

 

  1. Rozwój i edukacja:
  1. Kursy zawodowe
  2. Szkolenia
  3. Konferencje branżowe
  4. Studia podyplomowe
  5. Certyfikaty zawodowe
  6. Książki branżowe

 

  1. Usługi zewnętrzne:
  1. Biuro rachunkowe
  2. Doradca podatkowy
  3. Prawnik
  4. Grafik
  5. Programista
  6. Copywriter

 

  1. Koszty administracyjne:
  1. Konto bankowe
  2. Opłaty bankowe
  3. Terminal płatniczy
  4. Systemy płatności online jak Stripe
  5. Systemy płatności online jak PayU

 

  1. Biuro i komfort pracy:
  1. Ekspres do kawy w biurze
  2. Rośliny do biura

 

Najczęściej pomijane koszty w działalności gospodarczej:

  1. Część kosztów mieszkania (home office):

Jeśli prowadzisz działalność z domu, możesz odliczyć część kosztów:

  • czynsz
  • prąd
  • ogrzewanie
  • internet
  • podatek od nieruchomości
  • opłaty administracyjne

Najczęściej rozlicza się proporcję powierzchni mieszkania używanej do pracy, a jeżeli przeznaczają Państwo część mieszkania na działalność gospodarczą (proporcjonalnie), należy zgłosić ten fakt i wiąże się to z wyższym podatkiem od nieruchomości za wydzieloną część, ale pozwala też na zaliczenie części opłat do kosztów uzyskania przychodu. Mają Państwo obowiązek poinformować urząd miasta lub gminy o zmianie sposobu użytkowania części lokalu z mieszkalnego na działalność gospodarczą. Należy złożyć informację IN-1 (informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych) w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Część „mieszkalna” jest opodatkowana niską stawką, natomiast część „działalnościowa” podlega znacznie wyższej stawce dla budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przykładowo, w 2026 r. maksymalna stawka dla działalności gospodarczej wynosi 35,53 zł za 1 m² (dane na rok 2026). Podatek od nieruchomości jako koszt to oznacza, że  zapłacony wyższy podatek od nieruchomości (za część firmową) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W rezultacie płacą Państwo wyższy podatek od nieruchomości za wyznaczoną część mieszkalną przeznaczoną do wykonywanej działalności gospodarczej , ale dzięki temu można rozliczać część czynszu i mediów w kosztach firmy.

 

  1. Internet i telefon:

Kosztem mogą być:

  • abonament telefoniczny
  • internet domowy lub mobilny
  • zakup telefonu

Jeśli używasz prywatnego telefonu do firmy – można odliczyć proporcję wykorzystania firmowego.

 

  1. Wyposażenie biura poniżej 10 000 zł

Przedmioty do 10 tys. zł można wrzucić w koszty od razu, np.:

  • biurko
  • fotel
  • lampka biurkowa
  • drukarka
  • monitor
  • dysk zewnętrzny

 

  1. Edukacja i rozwój zawodowy:

Kosztem mogą być:

  • kursy
  • szkolenia
  • studia podyplomowe
  • certyfikaty zawodowe
  • książki branżowe

Muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

 

  1. Oprogramowanie i subskrypcje:

Często zapominane koszty:

  • Microsoft 365
  • Adobe Creative Cloud
  • Canva
  • ChatGPT
  • hosting strony
  • domena internetowa

 

  1. Samochód w działalności:

Jeśli korzystają Państwo z auta w firmie, można odliczyć m.in.:

  • paliwo
  • leasing
  • raty kredytu (część odsetkowa)
  • serwis
  • opony
  • ubezpieczenie
  • parkingi
  • autostrady

 

  1. Marketing i reklama:

Kosztami mogą być:

  • reklamy w social media
  • prowadzenie strony internetowej
  • wizytówki
  • logo firmy
  • sesja zdjęciowa do biznesu

 

  1. Wyjazdy służbowe:

Koszty delegacji:

  • noclegi
  • bilety lotnicze
  • paliwo
  • taksówki
  • diety

Pod warunkiem, że wyjazd ma związek z działalnością.

 

  1. Strona internetowa i sklep online:

Często pomijane wydatki:

  • stworzenie strony
  • aktualizacje
  • hosting
  • domena
  • system sklepu

Np.:

  • WordPress
  • Shopify

 

  1. Ubezpieczenia:

Kosztami mogą być:

  • ubezpieczenie firmowe
  • ubezpieczenie sprzętu
  • OC zawodowe

 

  1. Opłaty bankowe:

Kosztami są:

  • prowadzenie konta firmowego
  • prowizje bankowe
  • terminal płatniczy
  • opłaty za płatności online

Np.:

  • Stripe
  • PayU

 

  1. Księgowość:

W koszty można wrzucić:

  • biuro rachunkowe
  • program księgowy
  • konsultacje podatkowe

Np.:

  • wFirma
  • iFirma

Najwięcej pieniędzy przedsiębiorcy tracą przez niezbieranie faktur za drobne rzeczy (parking, aplikacje, mały sprzęt).

 

Ważna zasada przy odliczaniu kosztów –Wydatek jest kosztem podatkowym, jeśli:

1️⃣ ma związek z działalnością
2️⃣ pomaga osiągnąć przychód lub zabezpieczyć jego źródło
3️⃣ nie jest na liście kosztów wyłączonych z KUP.

Wydatki firmowe w kosztach uzyskania przychodu

W działalności gospodarczej przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wiele wydatków ponoszonych w związku z prowadzeniem firmy. Podstawowa zasada wynika z przepisów Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – kosztem podatkowym jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła.

Najważniejsze warunki uznania wydatku za koszt

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów firmowych, powinien:

1️⃣ mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą
2️⃣ być racjonalny i uzasadniony biznesowo
3️⃣ służyć osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodów
4️⃣ być odpowiednio udokumentowany (np. fakturą lub rachunkiem)
5️⃣ nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów

Przykładowe wydatki, które mogą być kosztem

Do kosztów działalności najczęściej zalicza się m.in.:

  • zakup towarów handlowych i materiałów

  • czynsz za biuro lub lokal

  • opłaty za telefon i internet

  • sprzęt komputerowy i oprogramowanie

  • paliwo i koszty samochodu firmowego

  • usługi księgowe

  • szkolenia i kursy związane z działalnością

  • reklamę i marketing

Wydatki, które często są kwestionowane przez urząd

Niektóre koszty są szczególnie analizowane przez Krajowa Administracja Skarbowa, np.:

  • drogie ubrania (jeśli mogą być używane prywatnie)

  • wydatki o charakterze osobistym

  • luksusowe prezenty

  • koszty niezwiązane bezpośrednio z działalnością

Kancelaria Professional Aneta Płysiuk przedstawia przykładowe, mniej typowe koszty, które mogą podlegać odliczeniu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej:

Dom i życie codzienne:

  1. Ekspres do kawy w biurze
    Jeśli przyjmujesz klientów lub pracujesz w biurze.
  2. Kawa, herbata i przekąski dla klientów
  3. Oczyszczacz powietrza w biurze
  4. Rośliny do biura
    Poprawiają warunki pracy i wygląd miejsca spotkań.
  5. Dekoracje biura
    Obrazy, lampy, elementy wystroju.

Edukacja i wiedza:

  1. Książki branżowe (np. z marketingu lub zarządzania)
  2. Dostęp do portali branżowych
  3. Newslettery premium
  4. Mentoring biznesowy
  5. Coaching biznesowy

Internet i marketing:

  1. Sesja zdjęciowa do social media
  2. Sprzęt do nagrywania podcastu
  3. Mikrofon do nagrań
  4. Oświetlenie do nagrań
  5. Green screen

Oprogramowanie i narzędzia:

  1. Subskrypcje narzędzi AI

Np.:

  • ChatGPT
  • Midjourney
  1. Narzędzia do projektowania:
  • Canva
  • Figma
  1. Narzędzia marketingowe:
  • Mailchimp
  • Ahrefs

Kancelaria Professional Aneta Płysiuk przedstawia przykładowe koszty, których zasadność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu bywa kwestionowana przez organy podatkowe i bardzo często podważane:

Styl życia:

  1. Garnitury i elegancka odzież
  2. Kosmetyki
  3. Fryzjer
  4. Zabiegi kosmetyczne
  5. Siłownia

Wyjątki istnieją (np. aktor, trener, influencer), ale trzeba je dobrze uzasadnić.

 

Gastronomia:

  1. Obiady w restauracjach
  2. Spotkania biznesowe bez dokumentacji
  3. Alkohol

 

Elektronika „do wszystkiego”:

  1. Telewizor w domu
  2. Konsola do gier
  3. Smartwatch
  4. Drogi smartfon

 

Samochody:

  1. Samochód luksusowy bez uzasadnienia biznesowego
  2. 100% kosztów auta prywatnego bez ewidencji w majątku firmy i w VAT
  3. Paliwo bez powiązania z działalnością gospodarczą.

 

Podróże

  1. Wakacje wrzucone w koszty
  2. Wyjazdy bez programu biznesowego
  3. Noclegi w luksusowych hotelach bez uzasadnienia

 

Dom:

  1. Cały czynsz mieszkania
  2. Remont całego mieszkania

 

Prawidłowe kwalifikowanie kosztów w działalności gospodarczej opiera się na kilku kluczowych zasadach. Każdy koszt powinien mieć bezpośredni związek z osiąganym przychodem, być uzasadniony i racjonalny biznesowo, a także właściwie udokumentowany( najlepiej faktura). Tylko spełnienie tych warunków pozwala na bezpieczne uwzględnienie wydatku w kosztach uzyskania przychodu i minimalizuje ryzyko ewentualnych wątpliwości ze strony organów podatkowych. Zachowanie przejrzystości i konsekwencji w dokumentowaniu wydatków stanowi fundament prawidłowego prowadzenia księgowości i wspiera efektywne zarządzanie finansami firmy.

Chcesz prowadzić firmę, ale nie przepłacać na podatkach? Wielu przedsiębiorców codziennie traci pieniądze, bo nie wie, jakie wydatki można legalnie zaliczyć do kosztów działalności. Czasem wystarczy odrobina wiedzy i dobre doradztwo, aby zyskać realną oszczędność finansową. Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoja firma korzysta z wszystkich możliwości podatkowych, skontaktuj się z kancelarią podatkowo-księgową Professional Aneta Płysiuk.

Nasze doświadczenie pozwoli Ci bezpiecznie i skutecznie zoptymalizować finanse Twojej działalności. Nie ryzykuj przegapienia ważnych odliczeń – skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się, które koszty Twojej firmy możesz w pełni wykorzystać, aby płacić mniejszy podatek i prowadzić biznes spokojnie i bezpiecznie.

Rozpoczynasz działalność lub chcesz zmienić księgowość? Nasze biuro rachunkowe pomaga przedsiębiorcom prowadzić firmę spokojnie i bezpiecznie.

Biuro rachunkowe:
📍 Katowice – ul. Czerwińskiego 6/212, 40-123
☎️ 573 955 717 | 32 206 13 31

📍 Bilczyce – Gdów – Bilczyce 376, I piętro, lokal 4, 32-420
☎️ 690 664 283 | 12 385 80 53

 

Księgowość online z Saldeo

Z SaldeoSMART masz dostęp do swoich faktur i dokumentów online.