Krajowy System e-Faktur (KSeF) został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. Jest to rządowy system teleinformatyczny umożliwiający obieg faktur. W systemie wystawisz oraz udostępnisz faktury ustrukturyzowane, w formacie xml zgodne z szablonem e-Faktury FA wydanym przez Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w systemie ePUAP.

Aktualnie przedsiębiorca ma wybór i może korzystać z KSeF i w nim wystawić fakturę ustrukturyzowaną poprzez aplikację Podatnika KSeF. Wciąż może także wystawiać faktury papierowe albo faktury elektroniczne w swoim dotychczasowym systemie.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076

Harmonogram wdrożenia KSeF.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przebiega etapowo – zgodnie z nowym harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów:

1)1 lutego 2026 – Obowiązek wystawiania e-faktur (etap I) Dotyczy dużych firm – z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł brutto (w 2024 roku).

2)1 kwietnia 2026 – Obowiązek wystawiania e-faktur (etap II) Dotyczy wszystkich pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych).

3)1 stycznia 2027 – Obowiązek dla „wykluczonych cyfrowo” Mikrofirmy (np. faktury do 450 zł, obrót do 10 tys. zł miesięcznie).

Kogo dotyczy KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy:

wszystkich czynnych podatników VAT, podatników zwolnionych z VAT (w ujęciu krajowym), podatników z identyfikatorem NIP korzystających z procedury OSS, mikroprzedsiębiorców – w zależności od etapu wdrożenia.

Wyłączenia:

1)Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności (B2C) – KSeF nie dotyczy,

2)Faktury VAT-RR (rolnicy ryczałtowi) – będą mogły być wystawiane dobrowolnie od 1 kwietnia 2026

Jak korzystać z KSeF z wykorzystaniem kwalifikowanych certyfikatów? Wystarczą 3 proste kroki!

1.Załóż indywidualne konto w KSeF.

2.Uwierzytelnij firmę lub osobę fizyczną uprawnioną do obsługi faktur za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

3.Wystawiaj, otrzymuj i przechowuj faktury ustrukturyzowane w KSeF

Podmiot, który nie jest osobą fizyczną, np. jest firmą, może uwierzytelnić się w systemie KSeF podczas zakładania konta za pomocą Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Jeśli jej nie posiada, konieczne jest złożenie zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (zawiadomienie ZAW-FA), w którym wyznacza się przedstawiciela – osobę fizyczną – do korzystania z KSeF w imieniu firmy.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna posłuży również do uproszczenia procesu nadawania pierwotnych uprawnień w KSeF, gdy podatnik nie jest osobą fizyczną. Oznacza to, że w przypadku posiadania przez osoby prawne kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, można korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

ZAW-FA to formularz, który służy do nadania lub odebrania uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Składają go głównie spółki, fundacje i jednostki samorządu terytorialnego, zwłaszcza wtedy, gdy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci i chcą wyznaczyć osobę, która w ich imieniu zyska dostęp do KSeF – druk do pobrania: