Umowa o świadczenie usług księgowych. Co musisz wiedzieć?

Współpraca z biurem rachunkowym przynosi wiele korzyści zarówno dużym przedsiębiorcom, jak i tym, prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale również zoptymalizować koszty prowadzenia firmy i uniknąć kosztownych błędów i niepotrzebnego stresu. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego musi zostać zakończony zawarciem stosownej umowy. Pamiętajmy, że umowa z biurem rachunkowym nie jest adhezyjna i firma księgowa nie może narzucać swoich warunków. Zleceniodawca i biuro rachunkowe współpracują na zasadach partnerskich. Sprawdźmy, co powinna zawierać umowa o świadczenie usług księgowych i na co zwrócić uwagę?

Jasno określone zasady współpracy

Umowa o świadczenie usług księgowych jest dokumentem wiążącym prawnie i powinna zostać skonstruowana w odpowiedniej formie. Na początku należy precyzyjnie określić strony umowy, łącznie z podaniem szczegółowych danych osobowych i formy prawnej oraz NIP-ów i ewentualnych reprezentantów. Umowa może być terminowa lub bezterminowa – zwróćmy uwagę na czas jej trwania. W tym kontekście istotne są także warunki wypowiedzenia umowy, a zwłaszcza czas trwania wypowiedzenia i jego konsekwencje. Zorientujmy się, jakie są zasady przekazania dokumentacji w razie wypowiedzenia umowy. Warto zwrócić uwagę na szczegółowość określenia przedmiotu umowy. Standardowe określenie usługi księgowe może okazać się niewystarczające. W celu zminimalizowania ryzyka nieporozumień lepiej precyzyjnie – najlepiej w punktach – wypisać poszczególne usługi, świadczone w ramach umowy. W umowie powinien zostać określony termin dostarczenia przez klienta niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia rozliczenia wraz z opisem formy tych dokumentów.

Bardzo ważne są również warunki płatności i cennik usług. Niektóre biura rachunkowe pobierają opłaty za każdą usługę osobno, inne preferują ustaloną odgórnie kwotę usługi w rozliczeniu miesięcznym. Sprawdźmy, czy podane ceny mają wliczony podatek VAT oraz czy w umowie zostało podane konto bankowe do wpłat, a także terminy i sposoby dokonywania płatności. W przypadku braku płatności biuro rachunkowe zazwyczaj ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym. W umowie o świadczenie usług księgowych warto ponad to określić sąd, który będzie zajmował się ewentualnym rozstrzyganiem spornych kwestii, spis załączników (zwróćmy uwagę na oddzielne regulaminy świadczenia usług!) oraz adres do korespondencji. W przypadku jakichkolwiek niejasności w treści umowy należy niezwłocznie poprosić o ich wyjaśnienie. Klient ma prawo do uzyskania pełnej informacji. Pamiętajmy, że pracownicy profesjonalnego biura rachunkowego zawsze będą służyli radą i dodatkowo zaoferują pomoc w prowadzeniu firmy.

Ubezpieczenie OC i certyfikat Ministra Finansów

Pamiętajmy, że celem podpisania umowy o świadczenie usług księgowych jest zabezpieczenie interesów obu stron. Zleceniodawca powinien zatem zwrócić szczególną uwagę na to, czy forma umowy zapewnia dostateczny poziom bezpieczeństwa dla jego interesów. Gwarantem najwyższej jakości usług jest certyfikat Ministra Finansów, uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W umowie powinna znaleźć się klauzula poufności oraz dodatkowa umowa o przetwarzaniu danych osobowych, zgodna z wymogami RODO. Wszelkie zmiany do umowy powinny być wprowadzane jedynie w formie aneksu, którego forma jest tożsama z właściwą umową. 

Niezwykle istotnym elementem umowy, zabezpieczającym interes klienta jest posiadanie przez biuro rachunkowe wymaganego prawem ubezpieczenia OC. Warto przy tym zwrócić uwagę na klauzulę wyłączenia odpowiedzialności odszkodowawczej. Określa ona, że jeśli błędy w usłudze wynikły z zaniedbań klienta (niedostarczenie dokumentów w terminie, dostarczenie dokumentacji niepełnej lub zatajenie istotnych informacji) lub sytuacji losowych to biuro nie ponosi odpowiedzialności i nie można jej dochodzić na podstawie Kodeksu Cywilnego. Na koniec sprawdźmy, czy w umowie określona jest forma archiwizacji dokumentów i sposób ich przechowywania. Umowa powinna ponad to posiadać dołączone pełnomocnictwo, uprawiające przedstawicieli biura rachunkowego do reprezentowania klienta przed Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.