Księga przychodów i rozchodów. Najważniejsze informacje

KPiR to jedna z form ewidencjonowania obrotów z działalności gospodarczej. Należy do systemu księgowości uproszczonej, w ramach której mogą funkcjonować przedsiębiorcy, jeśli ich roczny przychód netto nie przekroczył 2 mln euro. KPiR służy do ustalania podstawy opodatkowania – to właśnie dzięki niej można rozliczyć się z Urzędem Skarbowym i wyliczyć należny podatek dochodowy. Każdą transakcję należy przyporządkować do określonej grupy klasyfikacyjnej oraz zarejestrować w systemie chronologicznym. KPiR można prowadzić w standardowej postaci papierowej lub w formie elektronicznej.

Kto może założyć KPiR i w jaki sposób tego dokonać?

Księgę przychodów i rozchodów mogą założyć osoby fizyczne, prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółki jawne, cywilne i partnerskie do momentu, aż przychody netto w poprzednim roku obrotowym nie przekroczą 2 milionów euro, czyli w przybliżeniu 8.5 milionów złotych. KPiR nie mogą prowadzić osoby, rozliczające się ryczałtem lub kartą podatkową. KPiR należy założyć w dniu zarejestrowania działalności w formie zadeklarowania wyboru rozliczeń podatkowych na formularzu CEIDG. Jeśli KPiR prowadzi biuro rachunkowe – jego dane należy zgłosić do Urzędu Skarbowego. Transakcje do księgi przychodów i rozchodów należy wpisywać na bieżąco każdego dnia. 

W przypadku, gdy KPiR prowadzi biuro rachunkowe nie musi ono rejestrować obrotu każdego dnia – wystarczy, że zrobi to w odpowiedniej kolejności do 20. dnia każdego miesiąca. Księgę przychodów i rozchodów należy prowadzić w języku polskim i w walucie polskiej. Można ją przechowywać zarówno w siedzibie firmy, jak również w biurze rachunkowym. KPiR zakłada się na rok – po jego upływie, należy założyć nową księgę z dniem 1 stycznia. Wszystkie księgi muszą być obligatoryjnie archiwizowane przez 5 lat.

Jak ewidencjonować obrót w KPiR?

Do księgi przychodów i rozchodów wpisujemy przychód z datą jego powstania (najczęściej jest to data wystawienia faktury lub uregulowania należności) i wydatki na prowadzenie działalności i prace badawcze oraz rejestrujemy dokonane zakupy na materiały handlowe – oczywiście z datą wystawienia faktury. Wynagrodzenia dla pracowników ewidencjonuje się przed datą faktycznej wypłaty. Pozostałe wydatki można ewidencjonować metodą kasową, czyli na podstawie dowodu księgowego lub metodą memoriałową. Pamiętajmy, że błędne wpisy można skorygować jedynie w księdze dowodów lub poprzez oznaczenie poprawki datą i podpisem. Błędne kwoty przychodu nie mogą przekraczać 0.5% tego przychodu za dany okres. Konstrukcja księgi przychodów i rozchodów obejmuje 17 kolumn, które są ogólnie przyjętym standardem zarówno w księgach papierowych jak i elektronicznych. Pierwsze kolumny obejmują kolejno numer porządkowy transakcji, datę wydatku lub przychodu, numer dowodu księgowego, dane kontrahentów i rodzaj transakcji. 

W kolumnie 7 należy wpisać wartość sprzedaży, w 8 przychód, a w 9 i 10 zakup materiałów handlowych i związane z nimi koszty uboczne. W następnych kolumnach jest miejsce na pozostałe koszty, informacje o wynagrodzeniach oraz kosztach prac badawczych, a także miejsce na dodatkowe uwagi. Przychody, zakupy materiałów, koszty uboczne, wynagrodzenia pracowników i pozostałe koszty należy sumować na koniec każdego miesiąca oraz w zestawieniach rocznych. Ważne! Do KPiR nie należy wpisywać zaliczek ani dotacji. Pamiętajmy także, że nawet jeśli księgę prowadzi biuro rachunkowe, podatnik i tak jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży w postaci faktur lub paragonów.